IMAGEN TIEMPO

By Carem Contreras

Muchas veces al final del día, nos damos cuenta que cumplimos con muy poco de lo que teníamos que hacer. Sentimos que no hicimos “nada” con nuestro tiempo, que no avanzamos en nada, que las tareas se acumulan y ya no hay más tiempo, terminamos quejándonos, con más estrés y cada día más desmotivados. Sentimos en nuestro cuerpo esa frustración, nos duele el estómago, el cuello se tensa y vienen tantas ideas a la cabeza que sentimos que va a estallar.
Las razones por las cuales gestionamos mal nuestro tiempo son varias: una vida sobrecargada, falta de concentración, abarcar muchas tareas y responsabilidades, dispersión de nuestras tareas, procrastinación, etc.
Para poder cumplir todas nuestras metas, aprovechando bien nuestro tiempo y así cumplir con todas las tareas que nos proponemos, sentirnos aliviados y en definitiva exitosos, debemos aprender a evitar a los enemigos de la buena gestión y a manejar aquellos conceptos amigos que nos permiten ordenar y optimizar nuestro tiempo.
En la actualidad los “enemigos” de la buena gestión del tiempo están en todo momento presentes. La clave está en aprender a utilizarlos como corresponde.
Aquí, les presentamos el listado de los enemigos de la buena gestión del tiempo más recurrentes:
Uso del celular y redes sociales. Probablemente son los que nos desconcentran más, pues estamos constantemente siendo bombardeados por mensajes, imágenes, comentarios que nos incitan a leer una y otra vez, exigen nuestra atención y concentración, e inconscientemente los usamos de pretexto para no avanzar en nuestras tareas.
El correo electrónico. Si bien leer y responder el correo electrónico puede ser parte de nuestro trabajo, le damos un mal uso al estar constantemente enfocados en él, creyendo que dar respuestas rápidas a todos los mails nos hace más eficientes, simplemente perdemos tiempo que podríamos planificar mejor. Revisar y responder una vez por la mañana y luego por la tarde podría ser suficiente.
Exceso de reuniones. Este es uno de los males actuales de las empresas. La escasa planificación de estas no resuelve nada. En general, se acuerdan muchas reuniones con la intención de avanzar en proyectos y trabajar en equipo. Lamentablemente la mayoría de las reuniones están mal planificadas y no tienen los objetivos claros ni quien las lidere correctamente, lo que al final las transforma en una pérdida de tiempo que va generando desmotivación y malestar en sus asistentes y se transforman en un tedio.
Interrupciones. Si bien muchos de los puntos mencionados anteriormente ya son factores de interrupción, este por si solo también tiene algunos hechos más simples dentro de si pero igual de malignos. En el trabajo, muchas veces hay “urgencias de otros”, los compañeros queriendo tomarse un tiempo para conversar y distraerse, llamadas, etc. Lo cierto es que cualquiera que esta sea, le quita continuidad y concentración a lo que estás haciendo.
No saber decir NO. Saber aceptar las tareas que nos corresponden y saber cuándo ya no podemos aceptar más tareas es fundamental para poder avanzar y concretar lo que estamos haciendo. Lamentablemente en nuestra cultura suele ser mal visto decir que no, “ser mala voluntad”. Decir que no, no te hará un peor trabajador, si sabes cómo justificar y comunicar correctamente tu decisión.
No saber delegar. Creer que nadie hará bien las tareas, nos desgasta ¿será que sólo yo puedo hacer las cosas bien? Si delegamos responsabilidad, conocemos a nuestro a equipo, lograremos llegar a la persona correcta para hacerse cargo de aquello que ya no logramos abarcar, y quizás nos daremos cuenta que lo hace tan bien o mejor que nosotros. Es importante poder confiar en nuestro equipo, y enfocarnos en las necesidades y prioridades que si necesitan ser realizadas por nosotros mismos.
Falta de concentración. No sólo las redes sociales, llamadas e interrupciones de nuestros colegas nos sacan de nuestro foco. También podemos estar desconcentrados por otros factores, como falta de sueño, enfermedad, problemas personales, ansiedad, etc. Lo importante es darse tiempo para despejar la mente y retomar las tareas cuando nos sintamos listos para realizarlas en forma concentrada. La realización de deporte y meditación pueden ayudar mucho a mejorar nuestra concentración.
Dilatar nuestras tareas. Las tareas que solemos dilatar son aquellas que menos nos gustan o que nos parecen más complejas, pero esta acción termina por volverse una tortura, pues mientras más la dilatamos, más tiempo pasan en nuestras cabezas generando estrés. A esta acción se le llama procrastinación y debemos prestar atención a ella, porque muchas veces esas tareas que creemos más complejas o aburridas, terminan sorprendiéndonos lo rápido y fácil que pueden finalizarse.
Ser multifuncional. Gran parte de las empresas y nosotros mismos hemos pensado por mucho tiempo que mientras más multifuncionales seamos, seremos mejores trabajadores, pero esta supuesta habilidad ha hecho que nos volvamos más dispersos, adictos a las distracciones y que no seamos capaces de enfocarnos en una sola tarea. En realidad, lo correcto es ser capaces de hacer varias tareas, pero cada una a la vez no todas al mismo tiempo.

Ahora, veremos cuáles son nuestros “amigos” para gestionar nuestro tiempo con éxito, estos son:
Planificar de acuerdo a objetivos. Planificar nuestro mes, semana, día y hora, es una de las formas más eficientes de conseguir resultados en nuestras tareas, pues nos permite tener claridad de cómo realizaremos las acciones que nos hemos propuesto. Nuestro plan siempre debe ser en función del objetivo o meta a conseguir.
Saber priorizar según la importancia. Si todo nos parece urgente, algo no está funcionando. Saber diferenciar entre lo importante y lo urgente puede mejorar nuestra vida.
Debemos priorizar lo que es Importante y Urgente, seguido de ello lo que es Importante y No Urgente, luego podemos seguir con lo Urgente y No Importante y finalmente lo que es No Urgente y No Importante.
Saber organizar. Cuando ya tenemos un plan y sabemos cuáles son las prioridades, podemos organizarnos en función de ese plan. Eso nos permitirá tener claridad de quién, cómo, cuándo y dónde, para las diferentes acciones.
Usar algún método para recordar. Finalmente, cuando tenemos un plan, organizado de acuerdo a prioridades, podemos establecerlo en algún formato como agenda digital o física, un esquema visual es muy recomendado porqué la memoria es frágil. Por tanto, la agenda es un muy buen amigo para recordar y visualizar todas aquellas tareas que hemos ordenado según los pasos anteriores.
Si haces uso de estos consejos podrás mejorar considerablemente la gestión de tu tiempo, dejando tiempo libre para disfrutar lo que más te gusta y sentir la satisfacción de tener resueltas todas tus tareas.

Y tú ¿todavía te sientes estresado por no avanzar y cumplir tus metas?